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Assistant Syndic (H/F)

09-01-2019 - CDI
Référence
BA-ASS-GD-A
Localisation
Aquitaine
Statut
ETAM
Fonction
Gestionnaire de Copropiété

Contexte du recrutement et définition de poste

Bâtir RH recherche pour l’un de ses clients, spécialiste de l’immobilier, un Assistant Syndic (H.F) dans la région d'Anglet (64).

 

En collaboration directe avec le/la gestionnaire d'immeubles et la direction de l’entreprise, vous participerez à la gestion d’un portefeuille de copropriétés basées.

Vous êtes en relation avec les copropriétaires, les entreprises, et plus généralement tous les prestataires (administrations, assurances, architectes, juristes, ...) pour mener à bien l’ensemble des tâches nécessaires à une bonne gestion des immeubles, et contribuer activement à la satisfaction des copropriétaires.

 

Missions :

Assurer le traitement et le suivi des réclamations courantes

  • Recueille et identifie les problématiques des copropriétaires (par téléphone, courrier, fax ou mail)
  • Traite les réclamations de premier degré et en assure le suivi : demande de devis, commande les
    travaux aux entreprises adéquates, sollicite les acteurs internes, informe les chargés de syndic.
  • Prend les premières mesures nécessaires pour régler les urgences.

 

Assurer une assistance opérationnelle du responsable

  • Gère le courrier (dispatch, réponses et suivi)
  • Assure l’assistanat du service syndic (assistance téléphonique, gestion d’agendas et de messagerie...)
  • Prépare les dossiers pour les Assemblées Générales (copies, réponses mails, etc).
  • Assure le classement et la gestion des archives du service

 

Aider dans la mise en œuvre des Assemblées Générales

  • Aide à la préparation dans le respect des échéances réglementaires
  • Assiste à certaines Assemblées générales à la demande du Chargé de syndic
  • Rédige les PV et les diffuse
  • Vérifie que les obligations légales de la tenue des AG soient respectées (tantièmes, pouvoirs, quorums)
  • Aide à la mise en œuvre des actions à mener suite aux décisions prise lors des Assemblées Générales (réponses aux copropriétaires, échanges avec les fournisseurs, demandes de devis, etc).

Profil recherché

Idéalement de formation dans les métiers de immobilier, vous justifiez d'une expérience d'au moins 2 ans dans ce secteur d’activité.

Autonome, dynamique et rigoureux, doté d'une aisance relationnelle, vous souhaitez évoluer à terme vers un poste de gestionnaire et accompagner le développement de la société.

Vous faites preuve de rigueur, méthode, et d’un excellent sens relationnel.

Vous maîtrisez les logiciels WORD, EXCEL, OUTLOOK.